Leistung · Power Automate · KI

Prozessautomatisierung mit Power Automate: wiederkehrende Abläufe abgeben

ICT 365 automatisiert Geschäftsprozesse mit Microsoft Power Automate und der Power Platform: Genehmigungen, Dokumentenprozesse, Eskalationen und Systemübergaben – ergänzt um KI-Aktionen, die Inhalte verstehen und Entscheidungen vorbereiten. Über 1.000 Konnektoren binden Microsoft 365, SAP und Fachsysteme an. Belegt durch automatisierte Freigabe- und Eskalationsprozesse bei Rockwell Automation und ArcelorMittal.

Erstgespräch vereinbaren So läuft Ihr Projekt

1.000+

Konnektoren zu Microsoft 365, SAP und Fachsystemen

Schritte vom Kandidaten zum Dauerbetrieb

200+

zufriedene Kunden

Illustration: Dokumente durchlaufen einen automatisierten Ablauf mit Prüfungen, Zahnrädern und Haken

Wenn Abläufe an E-Mails und Zuständigkeiten hängen

Automatisierung beginnt selten bei null: Der Prozess existiert – er läuft nur über Menschen, Postfächer und Kopierarbeit. Typische Auslöser:

Genehmigungen bleiben liegen

Freigaben laufen per E-Mail – und stehen still, sobald jemand im Urlaub ist.
Handarbeit zwischen Systemen

Daten werden von Hand aus einem System ins nächste übertragen – mit Fehlern und Wartezeiten.
Kein Status sichtbar

Niemand sieht, wo ein Vorgang gerade steht oder wer als Nächstes dran ist.
Eskalation per Zuruf

Erinnerungen und Eskalationen sind Handarbeit – oder finden gar nicht statt.

Was unsere Prozessautomatisierung umfasst

Wir automatisieren dort, wo es sich rechnet – und bauen so, dass es im Dauerbetrieb trägt:

Prozessaufnahme und Priorisierung nach Nutzen und Machbarkeit – auf Wunsch datenbasiert mit Power Automate Process Mining
Genehmigungs- und Freigabeprozesse mit Power Automate, inklusive Vertretungsregeln
Dokumentenprozesse: Erzeugung, Ablage, Metadaten, PDF-Generierung
Eskalations- und Erinnerungslogik mit Aufgabenverfolgung
Anbindung von SAP, ERP- und Fachsystemen über Konnektoren, Gateways und APIs
Fehlerbehandlung, Monitoring und Governance für den Dauerbetrieb

Cloud Flow, RPA oder doch eine App?

Nicht jeder Prozess braucht dasselbe Werkzeug – die Wahl entscheidet über Stabilität und Kosten.

Cloud Flows in Power Automate sind erste Wahl, wenn Systeme APIs oder Konnektoren bieten; RPA bleibt die Ausnahme für Altsysteme ohne Schnittstelle. Wird aus dem Prozess ein Werkzeug mit Oberfläche, Formularen und Rollen, entsteht eine Power App dazu – mit Dataverse als Datenbasis, wenn Rollen und Datenmengen es verlangen.

KI-Aktionen übernehmen inzwischen die unscharfen Schritte: Inhalte aus Dokumenten extrahieren, Anfragen klassifizieren, Texte zusammenfassen – als Baustein im Flow, mit klaren Prüfpunkten. Flows und Agenten wachsen dabei zusammen: Cloud Flows rufen Copilot-Studio-Agenten auf, Agenten stoßen Flows an (Stand: 08/2026). Und über allem steht die Fehlerbehandlung: Ein Flow, der stillschweigend scheitert, ist schlimmer als Handarbeit.

Prozess-Kandidaten besprechen

Schaubild: automatisierter Ablauf von Eingang über Prüfung und Freigabe bis Ablage, mit Verzweigung und Eskalation

Automatisieren mit Kontrolle: Governance von Anfang an

Je mehr Prozesse automatisch laufen, desto wichtiger wird die Frage: Wer darf was bauen – und wer betreibt es?

Wir setzen Flows mit Umgebungen, Dienstkonten und sauberem Application Lifecycle Management auf, statt sie an Einzelpersonen zu hängen. Berechtigungen, Datenrichtlinien und Monitoring gehören zum Aufbau dazu – so bleiben auch dutzende Flows wartbar und auditierbar; den Überblick über alle Flows und Agenten im Tenant liefert inzwischen das Power-Platform-Inventar (Stand: 08/2026). Das gilt besonders, wenn KI-Aktionen im Spiel sind: Sie bekommen definierte Prüfpunkte, an denen Menschen entscheiden.

So läuft Ihr Automatisierungsprojekt bei ICT 365 ab

Fünf Schritte vom Prozess-Kandidaten bis zum Dauerbetrieb – mit messbarem Ergebnis je Schritt.

Schritt 1

Erstgespräch und Prozessauswahl

Wir sichten Kandidaten und wählen den Prozess, bei dem Nutzen und Machbarkeit zusammenkommen – nicht den spektakulärsten.

Schritt 2

Prozessaufnahme und Konzept

Ablauf, Beteiligte, Ausnahmen und Systeme – daraus entsteht das Zielbild mit belastbarer Aufwandsschätzung.

Schritt 3

Umsetzung in kurzen Iterationen

Der Flow entsteht Schritt für Schritt, mit Fehlerbehandlung und Tests – Ihre Fachanwender prüfen früh mit.

Schritt 4

Pilotbetrieb

Der Prozess läuft produktiv mit einem begrenzten Kreis; Sonderfälle zeigen sich jetzt und fließen ein.

Schritt 5

Rollout und Betrieb

Ausweitung auf alle Beteiligten, Monitoring und Weiterentwicklung – auf Wunsch übernehmen wir den Betrieb.

Belegt in der Praxis

Rockwell Automation: auditsicherer QMS-Prozess

Im Qualitätsmanagementsystem für 26.000 Mitarbeitende steuert Power Automate Freigaben und Nachweise.

Auditsicherer Freigabeprozess mit Power Automate
Nachverfolgung von Lesebestätigungen
Mehrere Power Apps für Aufgaben- und Benachrichtigungsmanagement
Getrennte Umgebungen mit Azure-DevOps-Pipelines

ArcelorMittal: Lieferantenprozesse im Partnerportal

Im SharePoint-Portal für Einkäufer und Lieferanten laufen Onboarding und Nachverfolgung automatisiert.

Onboarding mit Einladung, Prüfung und Freigabe
Automatische SharePoint-Bereitstellung je Lieferant
Eskalationssystem zur Nachverfolgung von Lieferantenaufgaben
PDF-Erzeugung für Lieferanten

Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung

Etwas offen geblieben? Fragen Sie uns direkt – im Erstgespräch oder telefonisch unter +49 651 49364480.

Was kostet die Automatisierung eines Prozesses?

Das hängt von Ausnahmen, Beteiligten und Systemanbindungen ab – ein Genehmigungsprozess ist schnell gebaut, eine SAP-Integration braucht mehr. Nach der Prozessaufnahme erhalten Sie eine belastbare Aufwandsschätzung. Der Nutzen lässt sich meist gut beziffern: eingesparte Bearbeitungszeit je Vorgang mal Häufigkeit.

Wie lange dauert es bis zum ersten laufenden Prozess?

Klar umrissene Abläufe mit Standard-Konnektoren sind schnell produktiv, komplexe Prozesse mit Altsystem-Anbindung brauchen länger – seriös beziffern lässt sich das nach der Prozessaufnahme. Durch das iterative Vorgehen sehen Sie früh einen laufenden Stand.

Welche Lizenzen brauchen wir für Power Automate?

Flows mit Standard-Konnektoren sind in vielen Microsoft-365-Plänen enthalten; Premium-Konnektoren wie SAP, Gateways und RPA erfordern Premium-Lizenzen. Seit Juli 2026 lässt sich eine Prozesslizenz per Flow-Gruppe zudem über bis zu 25 Flows teilen – das macht viele Szenarien deutlich günstiger. Da Microsoft Preise und Modelle regelmäßig anpasst, prüfen wir in der Konzeptphase, welche Lizenzierung für Ihr Szenario am wirtschaftlichsten ist.

Können unsere Fachbereiche auch selbst Flows bauen?

Ja – mit Leitplanken: Wir schaffen den Rahmen aus Umgebungen, Datenrichtlinien und Namenskonventionen, in dem Citizen Developer sicher arbeiten, und übernehmen die Flows, die geschäftskritisch werden. Dazu passt eine Schulung am eigenen Prozess.

Was passiert, wenn ein Flow fehlschlägt?

Das ist die wichtigste Frage im Aufbau: Jeder Flow bekommt Fehlerbehandlung, Benachrichtigungen und definierte Wiederanlaufpunkte. Scheitert ein Schritt, erfährt es jemand – und der Vorgang bleibt nachvollziehbar, statt still zu verschwinden.

Kann KI Teil der Automatisierung sein?

Ja: KI-Aktionen extrahieren Daten aus Dokumenten, klassifizieren Anfragen oder fassen Inhalte zusammen – als Baustein im Flow mit menschlichen Prüfpunkten. Wir setzen KI dort ein, wo sie messbar Arbeit spart, und halten jede Entscheidung nachvollziehbar.